fbpx

Ofte stilte spørsmål: Årsrapport

Ofte stilte spørsmål: Årsrapport

Det er årsrapporttider og med et nytt medlemssystem er det ikke rart at det dukker opp spørsmål. Vi er veldig takknemlig for alle spørsmål dere stiller oss, for det gjør at vi også lærer systemet bedre å kjenne underveis. En del spørsmål går igjen, og kanskje finner du svar på det du lurer på her:

Q: Hvordan får jeg tilgang til det nye systemet?
A: Det er blitt sendt ut invitasjoner til den som sist låste årsrapport i gammelt system. Det ble også sendt ut en mail til samme adresse med forklaring og video på hvordan man kommer i gang. Mangler du tilgang til systemet, ta kontakt med oss!

Q: Hvordan skal jeg fylle ut årsrapporten?
A: Se denne videoen og fyll ut rapporten parallelt steg for steg. Dukker det opp spørsmål underveis, sjekk om du får svar et annet sted på siden her. Lurer du fortsatt, ring oss gjerne på telefon 468 26 872.

Q: Hvem kan sende inn årsrapporten?
A: Kun den som er oppført med rollen styreleder / gruppekontakt kan sende inn rapporten. Har du rollen ekstern administrator kan du fylle ut rapporten og gjøre alt klart, men styrelederen må selv logge seg inn, kontrollere innholdet og sende inn selve rapporten.

Q: Hva er forskjellen på styreleder og gruppekontakt?
A: Dersom dere ikke har flere enn fire medlemmer over 15 år i PBU-gruppen, faller kravet om styre bort. Da har dere heller en gruppekontakt som administrerer deres gruppe i medlemssystemet. Har dere flere enn fire medlemmer over 15 år, skal det ha vært valgt et styre av og blant gruppens medlemmer, og samtidig en styreleder.

Q: Skal jeg rapportere inn de ikke-tellende medlemmene?
A: Ja, det vil vi helst at du gjør! Dersom en person tidligere år har meldt seg inn og betalt kontingent, og fortsatt har vært med på samlingene i 2019 vil vi at du fører opp dette medlemmet i årsrapporten.

Q: Må jeg ha fødselsdato på alle medlemmene?
A: Fra og med neste rapportering (mars 2021) må det være påført fødselsdato på alle medlemmer. Dette er en av endringene i retningslinjene i år. Dermed har du et år på deg til å hente inn denne informasjonen. For årsrapporteringen for 2019 trengs det først og fremst fødselsår. Likevel; dersom du har denne opplysningen tilgjengelig vil det være lurt å føre det inn, slik at du har en oversikt over medlemmer som er over / under 15 år.

Q: Må jeg ha gateadresse på alle medlemmene?
A: Ja, du må ha gateadresse på medlemmene for at de skal bli tellende. Dersom et medlem faktisk ikke har gateadresse, kun postnummer og poststed, kan du huke av for “har ikke gateadresse”. Denne skal ikke hukes av dersom medlemmet har en faktisk adresse, men du ikke har den informasjonen. For at medlemmet skal bli tellende, må du hente inn gateadresse og føre den på.

Q: Kan jeg laste opp nye medlemmer til grupperommet fra Excel?
A: Ja, det kan du. Logg inn på grupperommet, finn tannhjulsymbolet i menyen til venstre og velg “Importer fra Excel”. Følg fremgangsmåten som vist i videoen som ligger der.

Q: Hvorfor importeres alle kontakter til årsrapporten og ikke bare medlemmene?
A: Det er kun de som står oppført som medlemmer som importeres til årsrapporten.
Men systemet importerer alle som står oppført som medlem pr 31.12.19. En grunn til at det kan se ut som om alle kontakter importeres, er for eksempel at du har satt utmeldingsdato til 31.12.19 på medlemsskap du skulle avslutte. Da kommer de likevel med. Sett datoen til 30.12.19 eller tidligere, så bør problemet være løst.

Q: Jeg får feilmelding om at jeg må legge inn rollen Styreleder/Gruppekontakt selv om jeg har ført opp styreleder i styret. Hva må jeg gjøre?
A: Sjekk hvilket navn du har gitt styreleder-rollen i styret. Her må du bokstavelig talt skrive “Styreleder/Gruppekontakt” for at det skal godkjennes av systemet.

Q: Kan jeg bytte navn på PBU-gruppen?
A: Ja, det kan du. Noter hva gruppen heter nå, og hvilket navn det skal endres til og send det til oss. Merk at nettadressen (URL-en) for grupperommet også vil endres. Vi sender nye adresse i retur.

Q: Hva er forskjellen på regnskapet i årsrapporten og pengerapporten?
A: Regnskapet i årsrapporten er først og fremst for deres egen del. Her summerer du inntektene av kontingent og frifond-utbetalingen fra i høst. Lag sekkeposter på utgifter, og summer totale utgifter i løpet av kalenderåret 2019.
Regnskapet i pengeraporten gjelder tiden fra utbetaling av frifond-støtten i september 2019 og fram til august 2020. Her skal dere vise hva støtten er brukt til, og bekrefte at den er brukt opp. Den nye fristen for dette er 31. august.

Denne listen oppdateres fortløpende etter hvert som spørsmålene kommer inn fra dere. Savner du svar på noe her, ikke nøl med å ta kontakt med oss:

Hverdager kl 08-16 på telefon 468 26 872 eller post@pbu.no.

Torsdag 12. mars og fredag 13. mars utvider vi telefontiden til kl 20 begge dager.

LYKKE TIL!